Om stillingen

1. januar 2024 ble det opprettet en ny enhet for felles kontorstøtte i Forsvarsdepartementets (FD). Vil du være med på å bygge opp og utvikle den nye enheten?

Enhet for felles kontorstøtte samler noen kontorstøttefunksjoner i departementet i en felles enhet, som skal tilby administrativ støtte til avdelingsledere og saksbehandlere i flere av departementets fagavdelinger. Enheten skal bidra til å sikre god flyt i de prosessene som vi er involvert i opp mot politisk ledelse, Stortinget og andre departementer. Vi skal også bidra til standardisering av rutiner og prosesser, og til at ansatte benytter de digitale systemene som vi har tilgjengelig på en effektiv måte.

Vi har nå ledig 1-2 faste stillinger som førstekonsulent/rådgiver. Hos oss vil du bli godt kjent med hele departementet, underliggende etater og andre samarbeidspartnere. 

Har du erfaring med kontorstøtte, er faglig engasjert, løsningsorientert, trives med digital- og administrativ veiledning og har gode sosiale ferdigheter så tror vi at du vil trives hos oss!

Arbeidsoppgaver

Arbeidsoppgavene er blant annet:

• digital- og administrativ veiledning til saksbehandlere og ledere i avdelingene.
• oppfølging og noe brukerstøtte i saksbehandlings- og informasjonssystemer som Public 360, SharePoint med mer.
• praktisk støtte til planlegging og gjennomføring av større interne og eksterne møter.
• informasjonsforvaltning.
• utarbeide kunnskapsartikler og rutinebeskrivelser, samt publisering av disse i relevante kanaler.
• tilgjengeliggjøring og publisering av relevant informasjon på FDs interne nettsider.
• reisebestillinger (fly, tog, hotell, lokal transport) for avdelingsledelse og i forbindelse med gruppereiser.
• bistå med enhetens andre oppgaver ved behov.

Kvalifikasjoner og egenskaper 

Du må ha:

• fullført bachelorgrad eller fagbrev innenfor relevant fagområde, som service- og administrasjonsfaget eller kontor- og administrasjonsfaget. Særlig relevant arbeidserfaring kan kompensere for kravet til utdanning. 
• erfaring med kontorstøtteoppgaver som for eksempel organisering av møter og reisebooking. For stilling som rådgiver kreves det minimum to års relevant erfaring.
• gode digitale ferdigheter. 
• gode sosiale ferdigheter.
• erfaring med saksbehandlings- og informasjonssystemer, som for eksempel Public 360, SharePoint og Microsoft Office-pakken.
• god muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk og engelsk.

Det er ønskelig at du har

• kjennskap til Forsvaret og hvordan et departement fungerer.
• erfaring med veiledning i digitale verktøy og arbeidsprosesser.
• interesse for å ta i bruk og veilede andre i nye digitale verktøy og arbeidsformer.
• erfaring med saksflyten i et departement, inkludert informasjons- og dokumentflyt til og fra politisk ledelse, andre departement og Stortinget.
• erfaring med å utarbeide og revidere kunnskapsartikler og veiledninger 

Personlige egenskaper

I denne stillingen får du en sentral rolle i oppbygningen av en ny enhet for felles kontorstøtte i departementet. For å lykkes i stillingen må du være strukturert, nøyaktig og tilpasningsdyktig. Du må kunne yte høy grad av service, ha gode samarbeidsevner og kunne formidle kunnskap på en trygg, tydelig og forståelig måte. Det er en fordel om du i tillegg er selvstendig og kan ha ansvar for egne saker i hele saksbehandlingsprosessen.

Videre er det viktig at du

• setter deg raskt inn i nye systemer, tar initiativ og er i forkant av forventede behov.
• evner å prioritere mellom oppgaver.
• trives i en uforutsigbar og hektisk hverdag, og kan tilpasse deg nye arbeidsformer, arbeidsoppgaver og endringer .

Det er forventet at du bidrar på tvers av enhetens oppgaveløsning og kan bidra til å avlaste kollegaer.

 Personlig egnethet vil bli tillagt vekt.

Vi tilbyr

• Tilsetting som førstekonsulent (stillingskode 1408) eller rådgiver (stillingskode 1436)
• Lønnsspennet er 516 800 – 720 100 pr år. Fra lønnen trekkes 2% til Statens Pensjonskasse
• Arbeidssted sentralt på Akershus festning
• En spennende arbeidshverdag med varierte oppgaver
• Et godt arbeidsmiljø med hyggelige kollegaer
• Kurs og faglige oppdateringer
• Fleksibel arbeidstid og sommertid
• Muligheter for trening i arbeidstiden, med tilgang til treningsanlegg
• Medlemskap i Statens pensjonskasse med gode låne-, pensjons- og forsikringsordninger

 Annen informasjon

Forsvarsdepartementet ønsker at arbeidsstyrken avspeiler mangfoldet i samfunnet. Vi oppfordrer alle kvalifiserte kandidater til å søke, uavhengig av kjønn, kulturell bakgrunn, hull i CV-en eller funksjonsevne.

Alle som tilsettes i Forsvarsdepartementet må kunne oppnå sikkerhetsklarert på minimum nivå HEMMELIG (nasjonal sikkerhetsklarering) og SECRET (NATO sikkerhetsklarering). En sikkerhetsklarering er en tillitserklæring som forteller at den som har blitt klarert, vurderes som tilstrekkelig pålitelig, lojal og med nok sunn dømmekraft til å kunne håndtere sikkerhetsgradert informasjon på en god måte. Mer informasjon om vilkår for sikkerhetsklarering finner du på  Nasjonal Sikkerhetsmyndighet.

For denne stillingen nå du kunne oppnå sikkerhetsklarering på nivå  HEMMELIG/NATO SECRET.

For nærmere opplysninger om stillingen kan fagleder Lin-Eli Revheim Skjolden kontaktes på e-post: lin-eli-revheim.skjolden@fd.dep.no eller på SMS: 916 21 586. Dersom du har spørsmål til rekrutteringsprosessen kan du kontakte rekrutteringsrådgiver i DSS, Annabel Tveit, på annabel.tveit@dss.dep.no eller på tlf: 979 59 303.

Søknad og oppdatert CV med relevante attester og vitnemål sendes elektronisk via lenke nederst på denne siden. 

For mer informasjon om Forsvarsdepartementet klikk her