Som Office Coordinator hos vår kunde vil du være et viktig bindeledd mellom interne avdelinger, eksterne leverandører og ulike lokasjoner. Du vil ha en bred rolle med ansvar for administrasjon, prosesser og koordinering innen facility management, sikkerhet og miljøstyring (EMS). Du vil ha ansvar for systemtilgang, fakturakontroll og effektive driftsrutiner, i tett samarbeid med site managers, leverandører og interne ressurser. For å styrke samarbeidet og servicenivået søker vi en operativ og engasjert Office Coordinator med overordnet ansvar for mindre lokasjoner og som kontaktpunkt for kunden. 

Stillingen innebærer noe reiseaktivitet, hovedsakelig til Bergen og Trondheim. Vi oppfordrer derfor kandidater bosatt i en av disse byene til å søke.

Som Office Coordinator vil du ha ansvar for:

• Kontaktpunkt og samarbeid: Koordinere daglig drift på tvers av lokasjoner, sikre effektive rutiner, systemtilgang og oppfølging av eksterne leverandører.
• Dokumentasjon og prosessforbedring – Sikre effektive rutiner innen facility management, sikkerhet og miljøstyring (EMS), samt administrere og forbedre eksisterende prosesser.
• System- og tilgangsadministrasjon – Administrere tilgang til interne og eksterne systemer for ansatte og leverandører, samt oppdatere og vedlikeholde nødvendige registre.
• Leverandøroppfølging og fakturakontroll – Koordinere tjenester fra eksterne leverandører, sikre kvalitet og følge opp fakturaer, prosjektkoder og PO-numre.
• ISO-revisjoner og dokumentasjon – Forvalte prosesser og rutiner knyttet til kvalitet, sikkerhet og miljø, inkludert støtte ved ISO-audits.

Hva er du?

Du er en serviceorientert og løsningsfokusert person som tar ansvar og skaper gode relasjoner. Med en proaktiv og strukturert tilnærming jobber du selvstendig, men trives også godt i samarbeid med andre. Du ser forbedringsmuligheter, tar initiativ og følger opp oppgaver med pålitelighet og engasjement. I møte med både kolleger og samarbeidspartnere utviser du tillit og profesjonalitet, og du trives i en rolle der du kan bidra til å skape orden og effektive prosesser. Vi ser for oss at du kan ha høyere utdanning innen relevant fagfelt på bachelornivå, men oppfordrer alle til å søke. 

Din evne til å forstå kundens behov og kunne styre leveransen i tråd med dette, er helt sentralt for å lykkes. Rollen vil være en sentral del av kundens egen FM-avdeling og det er derfor viktig at riktig kandidat evner å bygge nettverk og manøvrere effektivt i begge organisasjoner. Du vil jobbe tett med ledere på alle nivåer  organisasjonen, og må derfor være trygg på både norsk og engelsk. 

Flinke folk har mange muligheter, hvorfor skal du velge oss?

• Et dynamisk og inkluderende arbeidsmiljø med fokus på samarbeid, kvalitet og godt humør.
• Høyt fokus på HMS – vi setter dine arbeidsforhold og sikkerhet i høysetet.
• Muligheter for personlig og faglig utvikling gjennom ISS Academy, med over 200 kurs tilgjengelig.
• Månedlig feiring av våre servicemedarbeidere, med mulighet til å bli både nasjonal og global vinner!
• Som en global arbeidsgiver tilbyr vi karrieremuligheter både nasjonalt og internasjonalt.

Hos oss er det enkelt å søke – last opp din CV, svar på noen spørsmål, og du er registrert. Vi ønsker deg lykke til!